Condividiamo e riportiamo questo bell’articolo de Il Corriere della Sera, che partendo dal fatto di attualità ci dà dei consigli e degli spunti per proteggerci da bug, virus e malfunzionamenti della nostra posta elettronica.

Il malfunzionamento che ha impedito a oltre nove milioni di account di Libero e Virgilio, in Italia, di inviare e ricevere mail si sta risolvendo (qui spieghiamo cos’è successo e qui le modalità per fare reclamo). Dopo quattro giorni di down, la situazione sta lentamente tornando alla normalità, ha assicurato la società Italiaonline che si occupa dell’infrastruttura di entrambi i servizi di posta elettronica. Il caso è eccezionale, per la lunga durata del problema, non unico. Negli anni abbiamo assistito a disservizi su tutti i principali servizi mail che utilizziamo quotidianamente. È capitato a Gmail, nel 2020, ma anche nel lontano 2013. È successo anche Outlook, il servizio di Microsoft, sempre nel 2020. E ancora a Yahoo nel 2019, per citare i più utilizzati. I malfunzionamenti capitano, soprattutto in infrastrutture così grosse: basta un bug nel sistema operativo, come è successo a Libero e Virgilio, per bloccare l’intero sistema. C’è un modo per prevenire i danni collaterali? Per evitare di rimanere offline per ore, se non giorni come in questo caso? Se è vero che è impossibile utilizzare una mail i cui server sono bloccati per un qualche motivo, è altrettanto vero che possiamo prevenire il problema con qualche accorgimento.

Le mail bloccate dal down arriveranno a destinazione?

Chi ha un account mail su Libero e Virgilio starà probabilmente aspettando che tutti i messaggi di posta non ricevuti in questa settimana arrivino sulla casella. È bene precisare che la situazione sta tornando alla normalità lentamente anche per evitare ulteriori problemi: immaginate milioni di mail in coda che all’improvviso vengono inviate tutte contemporaneamente ai rispettivi destinatari. Il pericolo di un nuovo blocco è molto plausibile. È necessaria una ripartenza graduale. C’è anche da chiedersi se tutti questi messaggi arriveranno davvero a destinazione. Quando una mail viene inviata ma non riesce a raggiungere l’indirizzo inserito per un qualche motivo, i server provano a reinviarla per un numero definito di giorni stabilito dalle policy della società. Fino a quando riusciranno a completare l’operazione. Esaurito quel periodo, la mail verrà rispedita al mittente. Essendo il down che ha colpito Libero e Virgilio molto lungo – quattro o più giorni – è plausibile pensare che parte delle mail siano tornate indietro e quelle inviate da sistemi automatici, come le newsletter, potrebbero essere andate perse. 

Come proteggere le mail da down, disservizi e virus

Partiamo subito da una certezza: non c’è modo di ricevere mail su una casella di posta che non sta funzionando a causa di un malfunzionamento più ampio, come il down che ha colpito Libero e Virgilio. In questo caso non possiamo fare altro che aspettare che il disservizio venga risolto. Possiamo però giocare d’anticipo per tutelare i nostri dati da altri problemi, come un blocco della mail a causa di un virus o di un attacco hacker. 
Innanzitutto è sempre bene avere più di un servizio di posta elettronica attivo. Diversificare permette di avere una risorsa sempre a disposizione quando la mail principale – quella che usiamo solitamente – non è disponibile. Potrebbe anche essere una buona soluzione comunicare il secondo indirizzo ai contatti più importanti. In caso di down, sapranno come raggiungerci.
E poi è utile sfruttare questa doppia via di ricezione per i messaggi più importanti. Quelli che dobbiamo assolutamente ricevere. Come? Utilizzando una funzione presente su tutte le caselle di posta elettronica, ovvero l’inoltro mail (che, specifichiamo di nuovo, non è utile in caso di malfunzionamento sui server, ma in altri casi di blocco).Questa funzione permette di inoltrare, in modo automatico, un messaggio su un altro indirizzo di posta. Ricevendolo, di fatto, due volte in due posti diversi. 
Infine una buona pratica – non solo per le mail ma in generale per tutti i dati – è fare il backup.

Come impostare l’inoltro mail automatico

Partiamo proprio dalla casella di posta protagonista di questa settimana, ovvero Libero. Per attivare l’inoltro mail, come spiegato nella sezione «Aiuto» sul sito, bisogna entrare nelle impostazioni cliccando sulla rotellina in alto a destra, poi selezionare la voce «Posta» e quindi «Inoltre automatico». Qui si può inserire l’indirizzo a cui vogliamo che arrivino le mail e poi cliccare «Attiva». In questo modo tutte le mail che riceviamo verranno inoltrate, altrimenti attraverso le regole, si possono selezionare solo alcuni mittenti. Molto importante: bisogna ricordarsi di selezionare la voce che chiede se vogliamo mantenere una copia del messaggio anche in quella casella. Se non lo si fa, la mail verrà inoltrata in automatico e noi non la riceveremo più nella nostra casella Libero. 
La stessa funzione, come detto, è presente su tutte i servizi di posta elettronica. Vediamo il procedimento sulle due più utilizzate, Gmail e Outlook. Nel caso di Gmail, come spiegato nella guida, bisogna aprire Gmail su browser, cliccare sulle Impostazioni in alto a destra (la famosa rotellina) e visualizzare tutte le impostazioni. Poi cliccare sulla sezione «Inoltro e POP/IMAP» e scegliere «Aggiungere un indirizzo di inoltro». Qui si può inserire il nostro indirizzo di posta alternativo. Qui, a questo punto arriverà un messaggio di verifica per assicurarsi che sia una mail attiva e a cui noi abbiamo accesso. Anche in questo caso è bene ricordarsi di lasciare una copia delle mail anche nella posta in arrivo di Gmail e di gestire, con filtri e regole, i mittenti su cui vogliamo attivare l’inoltro.
Su Outlook il procedimento è simile, come spiegato qui. Sempre dalle impostazioni (la rotellina), selezionare «Posta» e poi «Inoltro». Selezionare «Abilita inoltro» e inserire l’indirizzo di posta secondario. Anche qui c’è da ricordarsi di mantenere una copia dei messaggi inoltrati.

Come fare il backup dei contatti e dei messaggi mail

Il backup è una buona pratica, da fare sempre su ogni servizio digitale che utilizziamo. Lo smartphone permette di attivare il backup automatico anche per le mail ricevute, ad esempio. Ed è bene anche proteggere i dati del computer, impostandolo. Ma concentriamoci sulla mail. 
Immaginiamo di non poter accedere alla nostra casella per un down o per un virus. Al netto di non poter ricevere messaggi, possiamo però continuare ad inviarli usando un account alternativo. C’è solo un problema: ci servono i contatti e le comunicazioni precedenti. La soluzione è ricordarsi, ogni tanto, di salvare – sul proprio computer o su uno spazio di memoria virtuale, come lo stesso Drive, iCloud o Dropbox – una copia degli indirizzi con cui comunichiamo con quell’indirizzo e dei vecchi messaggi. Questo perché tutto è ormai conservato al sicuro sui server dei provider, ma in caso di disservizio, noi non possiamo accedervi. Non c’è modo di vedere i nuovi messaggi, ma se ci ricordiamo di tanto in tanto di fare un backup secondario, possiamo comunque continuare a gestire le nostre comunicazioni – o il nostro lavoro – con un altro indirizzo di posta. 
Su Gmail bisogna cliccare sui nove pallini in alto a destra, nella versione su browser, e selezionare contatti. Nel menù c’è la funzione «Esporta». Google, in generale, mette a disposizione la funzione «Takeout» con cui si possono scaricare tutti i dati dell’account (dunque anche Foto, Google Drive, eccetera). 
Su Outlook, per i contatti, invece bisogna selezionare la voce «Persone» e poi «Gestisci» ed «Esporta contatti». Mentre per scaricare tutti i contenuti, la funzione «Importa ed esporta» è accessibile dalla voce di menù «File».
Anche su Libero è presente la funzione per scaricare i propri contatti, nel menù che si trova cliccando sull’icona con tre linee orizzontali nella Rubrica. 
Esistono anche dei software dedicati per l’archiviazione delle mail sul proprio computer, utili anche qualora si voglia fare «spazio» nella propria casella senza però perdere le vecchie mail.